Come gestire il tempo nel lavoro: 5 consigli da applicare

Abbiamo tutti sperimentato i guai della cattiva gestione del tempo al lavoro. Ti svegli speranzoso e ottimista: non solo rispetterai tutte le scadenze, ma andrai in palestra e preparerai anche un sano pasto fatto in casa.

Però non consideri che c’è la vita a complicare le cose. Parti tardi, ti imbatti nel traffico e arrivi alla tua scrivania già frustrato dal mondo. Sedendoti finalmente per ultimare a quel progetto che hai procrastinato per settimane, ti rendi conto che hai impegni fino a mezzogiorno. Finalmente esci dall’ultima riunione e inizi a guadare le e-mail quando vieni coinvolto in una riunione con il vicepresidente. Ha una richiesta dell’ultimo minuto per te. “Dovrebbe volerci solo un’ora”, dice. Invece l’impegno si dilunga.

La buona notizia è che ci sono diversi modi per recuperare quelle ore apparentemente perse della giornata. È tutta una questione di gestione personale del tempo: gestisci il tuo tempo invece di lasciare che sia lui a gestire te. Abbiamo raccolto alcuni suggerimenti per gestire al meglio la giornata sul posto di lavoro.

Inquadra come investi il tuo tempo

Se intendi ottimizzare la tua gestione personale del tempo, devi prima capire dove stai sbagliando. Prova a registrare diligentemente il tuo tempo per una settimana monitorando le tue attività quotidiane. Ciò ti aiuterà a capire quanti obiettivi puoi raggiungere giornalmente e ad identificare i momenti in cui spedi tempo in attività improduttive. 

Questo esercizio può anche aiutarti a determinare l’ora del giorno in cui sei più produttivo: in questo modo sai quando lavorare ai  progetti che richiedono la massima concentrazione e creatività.

Crea un programma giornaliero

Questo passaggio è assolutamente cruciale per imparare a gestire il tempo al lavoro.Crea giorno per giorno una lista delle attività da fare, cominciando dalle più urgenti. Compilala la sera prima di lasciare l’ufficio, in questo modo saprai esattamente da dove iniziare al mattino.

Se non puoi farlo il giorno prima, assicurati di scrivere la tua lista appena cominci la giornata lavorativi. Scoprirai che il tempo che dedichi alla creazione di un piano chiaro non è niente in confronto al tempo che perderai saltando tra le attività quando ti manca una pianificazione.

Dai priorità alle cose essenziali

Quando ti dedichi alla pianificazione ricorda che la priorità è la chiave per una gestione del tempo di successo al lavoro. Inizia eliminando le attività non necessarie, quindi identifica le tre o quattro attività più importanti ed esegui quelle per prime: in questo modo ti assicuri di completare i compiti essenziali.

Valuta la tua lista di cose da fare e assicurati di averla organizzata in base all’importanza di un’attività piuttosto che alla sua urgenza. Tendiamo a lasciare che l’urgenza domini quando dovremmo davvero concentrarci su attività che supportano i nostri obiettivi aziendali.

Quando riuscirai a capire la priorità, la tua gestione personale del tempo può raggiungere un livello completamente nuovo. Saprai dove ottimizzare il tuo tempo durante quei giorni in cui semplicemente non ci sono abbastanza ore.

Evita il multitasking

Questo è uno dei suggerimenti per la gestione del tempo più semplici da comprendere, ma può essere uno dei più difficili da seguire. Concentrati sul compito da svolgere e blocca tutte le distrazioni.

Può essere allettante il multitasking, ma rischi solo di perdere tempo e diminuire la produttività quando passi da un’attività all’altra. Allo stesso modo, non lasciarti travolgere da una lista di decine di cose da far: stressarti non ti farà avere più tempo, quindi affrontale una alla volta.

Assegna limiti di tempo

Gli elenchi di cose da fare sono fantastici e meravigliosi, ma a volte il tempo potrebbe sembrare stringente.

Per imparare a gestire il tempo senza ansie, puoi applicare la cosiddetta “tecnica del pomodoro”, una strategia che insegna che assegna ai compiti da fare un tempo di 25 minuti, intervallati da pause brevi tra un compito e l’altro e da una pausa più lunga dopo averne completato quattro. Questa tecnica bilancia un focus di attenzione con pause frequenti, riducendo la tensione mentale e mantenendo la motivazione.

In alternativa, esistono app e schemi che ti permettono di assegnare specifici blocchi di tempo alle tue attività quotidiane. Scoprirai che la tua produttività salirà alle stelle e la tua lista di cose da fare si ridurrà quando imparerai a rispettare la tua programmazione.

Impara a dire di no

Non imparerai mai a gestire il tempo al lavoro se non impari a dire di no. Solo tu sai veramente per cosa hai tempo, quindi, se devi rifiutare una richiesta per concentrarti su compiti più importanti, non esitare a farlo.

E, se intraprendi un progetto che ovviamente non sta andando da nessuna parte, non aver paura di lasciarlo andare. Invece di svolgere molte attività che producono poco o nessun valore, completa meno attività che creano più valore.

Questi suggerimenti per la gestione del tempo al lavoro possono portare la tua produttività a un livello completamente nuovo.